Cosa sono gli eventi aziendali?
Un evento aziendale può essere una festa, un pranzo, una cena, un evento di team building o qualsiasi altra attività per la tua azienda.
Sono una grande opportunità per riunire la tua forza lavoro per celebrare, coinvolgere o costruire relazioni interne.
Perché gli eventi aziendali sono importanti?
Esistono diversi motivi per cui potresti scegliere di organizzare un evento aziendale.
- Coinvolgimento dei dipendenti.
Gli eventi aziendali dovrebbero essere divertenti e offrire ai dipendenti l’opportunità di trovare un nuovo scopo nel loro lavoro, costruire relazioni sia interne con i colleghi che esternamente con i clienti e motivare un ottimo lavoro continuo. - Celebrazione.
Gli eventi aziendali possono essere utilizzati per celebrare il lancio di nuovi prodotti, cambiamenti interni, pensionamenti, promozioni, anniversari aziendali, altre occasioni speciali o festività. Possono creare un sentimento di cameratismo e portare a un maggiore coinvolgimento e lealtà aziendale. - Team Building.
Gli eventi aziendali possono incoraggiare il networking o il teambuilding nella tua forza lavoro. I dipendenti hanno l’opportunità di creare nuove relazioni e di costruire su quelle esistenti. Ciò può aiutare i dipendenti a sentirsi legati a uno scopo più grande nel loro lavoro. - Customer Experience.
Puoi scegliere di ospitare un evento aziendale per attirare nuovi affari, coinvolgere i clienti attuali, invitare donazioni di beneficenza o annunciare al pubblico la tua azienda o i cambiamenti aziendali. L’evento può portare nuove vendite, mostrare ai clienti il tuo apprezzamento e rafforzare la fedeltà al marchio. Un esempio di evento aziendale basato sul cliente potrebbe essere una 5k organizzata per aumentare la consapevolezza o raccogliere fondi per una causa di beneficenza di cui la tua azienda è appassionata. Un altro esempio potrebbe essere la sponsorizzazione di un evento o l’acquisto di una suite durante un evento sportivo e l’invito ai clienti esistenti e potenziali a partecipare.
Tipologie di eventi aziendali
Vediamo alcuni esempi di tipologie di eventi aziendali.
- Evento durante le festività
Ci sono innumerevoli festività durante tutto l’anno che puoi scegliere di festeggiare con il tuo team di lavoro e i clienti. - Occasioni speciali
I traguardi raggiunti dai dipendenti, come 5, 10 o 25 anni in un’azienda, dovrebbero essere riconosciuti e celebrati. Ci sono anche pensionamenti, promozioni dei dipendenti, feste di compleanno e occasioni speciali aziendali come un importante anniversario di attività dell’azienda. - Team Building
Il team building può essere formale o informale e dovrebbe essere scalabile in base alle dimensioni dell’azienda o dei team partecipanti. Lo scopo di un evento di team building è coinvolgere la forza lavoro e offrire loro l’opportunità di costruire relazioni e fare rete con gli altri in azienda. Ciò aumenta lo scopo e il legame dei dipendenti con l’organizzazione. Alcuni esempi di attività di team building sono cene, pranzi, corsi su corda, eventi sportivi, giochi, attività all’aria aperta o corsi per apprendere nuove competenze. - Lancio di prodotti o servizi
Potresti ospitare un evento come una festa o una cena e invitare i clienti a partecipare o unirti a eventi simili già ospitati da altre organizzazioni. In definitiva, l’obiettivo del lancio di un prodotto è aumentare la brand awareness della tua azienda. - Eventi sportivi o di beneficenza
Puoi utilizzare diversi eventi sportivi per aumentare la notorietà dei prodotti o servizi della tua azienda, per attirare nuovi business, per mostrare apprezzamento da parte di dipendenti o clienti o per interagire con clienti o dipendenti esistenti. - Conferenze
Una conferenza consente alla tua azienda di connettersi con un pubblico specifico. Di solito, l’obiettivo di questo tipo di evento è fornire informazioni, networking o motivazione per il pubblico target. Questo pubblico potrebbe essere costituito da dipendenti interni, stakeholder esterni o clienti attuali o potenziali. Le conferenze durano in genere almeno un giorno intero (anche se possono essere più brevi) e di solito includono diversi relatori che presentano vari argomenti. Scegli un luogo che funzioni meglio per le esigenze della tua azienda, ad esempio una grande sala conferenze, un hotel, un centro congressi o un altro luogo adeguato alle dimensioni del tuo pubblico target.
Come si crea un evento aziendale per il proprio brand
In generale anche per la creazione di un evento, l’approccio strategico consulenziale ci guida nello sviluppo.
Abbiamo sviluppato un approccio in 8 step:
1. Definire gli Obiettivi
Prima di tutto, insieme all’azienda comprendiamo gli obiettivi dell’evento.
Per fare alcuni esempi: il networking, la generazione di lead, la costruzione del marchio/brand awareness, o il lancio di un nuovo prodotto o servizio/ punto vendita.
Questo è fondamentale per poter smarcare correttamente i punti successivi.
2. Scegliere il Tipo di Evento
Definito l’obiettivo, possiamo selezionare il tipo di evento che si adatta meglio al focus aziendale. Potrebbe essere un seminario, un workshop, una conferenza, una fiera o un evento di networking.
Ogni tipo di evento richiede un approccio diverso nella pianificazione e nell’esecuzione.
3. Pianificazione e Budget
Sviluppiamo un piano dettagliato che includa tutte le fasi dell’evento, dai preparativi iniziali fino al follow-up post-evento, stabilendo un budget che copra tutte le spese previste, come il noleggio della location, il catering, l’equipaggiamento tecnico e il materiale promozionale.
4. Scegliere la Location
La scelta della location dipenderà dal tipo di evento, dal numero di partecipanti previsti e dal budget. In caso di eventi di apertura chiaramente la location sarà l’headquarter/la sede fisica del brand.
5. Creare un Programma dell’Evento
È fondamentale sviluppare un programma, con dei momenti specifici all’interno dell’evento come ad esempio: workshop, discorsi di speaker, momento di networking o buffet.
6. Marketing e Promozione
Tutti gli aspetti più puramente organizzativi, saranno affiancati da una strategia di marketing per promuovere l’evento al pubblico target.
Diseo Agency sviluppa un piano integrato a 360° utilizzando: landing page dedicata, social media, campagne adv, email marketing, così come eventuali partnership e sponsor.
È fondamentale che il processo di iscrizione sia semplice e intuitivo e si lavori su una campagna di teaser per aumentare l’aspettativa del cliente.
Prima, dopo e durante l’evento curiamo anche le attività di press e influencer marketing e ovviamente ci occupiamo del supporto foto e video durante l’evento.
7. Follow -up Post-Evento
Una volta concluso l’evento, è fondamentale condividerlo tramite gallery social, mail di ringraziamento (eventualmente anche sondaggi ai partecipanti per raccogliere feedback) e strategie promozionali per re-ingaggiarli con il brand.
8. Analisi e Report
La parte di analisi e reportistica finale è fondamentale per analizzare i risultati dell’evento rispetto agli obiettivi iniziali.
Esempi di evento aziendale
Come Diseo Agency ci siamo occupati della creazione e collaborazione a diversi tipi di eventi per le aziende.
Ad esempio per l’evento di food & beverage GD SHOW abbiamo realizzato tutta la comunicazione grafica e social per lanciare al meglio questa manifestazione unica nel suo genere.
Un esempio di lancio dell’attività invece è stato quello di Mascot Olfactoryemotion: l’apertura e la realizzazione dell’evento di inaugurazione del primo Make-up bar della Toscana, una profumeria di nicchia con sede nel cuore di Prato.
In questo caso abbiamo curato ogni singolo dettaglio: dagli allestimenti, ai gadget, alla cocktail list.
Abbiamo seguito tutta la comunicazione prima dell’evento con un servizio di ufficio stampa, invitato le influencer locali a partecipare e creato una landing page dedicata.
A giugno 2023 ci siamo anche occupati dell’inaugurazione di Insalateria Original, il locale di Borgo La Croce a Firenze, che propone salad poké, insalate, frullati, wrap in chiave healthy.
Abbiamo seguito la gestione e organizzazione di eventi, nello specifico:
- Inaugurazione
- Press lunch
- Evento dedicato agli Influencer
Per l’organizzazione degli eventi abbiamo: realizzato campagne online, offline con volantini e cartellonistica, pubblicità bus; landing page con raccolta contatti; gestito invitati, influencer e stampa, videomaker e social media; realizzato inviti e gadget personalizzati.
Ma quanto costa creare un evento aziendale?
Per ogni evento vanno considerati numerosi fattori, ma in linea di massima si parte da un budget minimo di 5000€.
