Cos’è un ufficio stampa e come funziona
L’ufficio stampa ha il compito di gestire e canalizzare il flusso di notizie riguardanti un’azienda, un brand o un’istituzione verso i media.
Ciò richiede che i professionisti delle relazioni con i media (spesso giornalisti) costruiscano rapporti corretti e di reciproca fiducia con i propri referenti nelle redazioni, che non amano essere visti come un canale di promozione aziendale.
Ai giornalisti interessano notizie inedite e fresche, non che riguardano ad esempio la gestione ordinaria di un’azienda o di un ente.
Per sapere se un fatto è una notizia non basta sintetizzarlo in un comunicato stampa: serve uno specialista di ufficio stampa, che conosca molto bene l’universo mediatico e che supporti l’azienda nella selezione di informazioni di potenziale interesse per la stampa e formattandolo in linea con gli standard giornalistici.
Cosa fa un Ufficio Stampa
Una volta compiuti questi tre passaggi preliminari, accreditamento media, individuazione della notizia e formattazione giornalistica, occorre individuare lo strumento più idoneo per comunicare la notizia.
In linea generale vengono realizzati dei comunicati stampa.
Che cos’è un Comunicato Stampa (spesso abbreviato CS)?
Un comunicato stampa è un breve testo informativo costruito come un articolo: logo iniziale, una notizia che si vuole comunicare, un titolo, un sottotitolo, un paragrafo di apertura che inquadra la notizia e una serie di informazioni per contestualizzare e approfondire la notizia.
Se la notizia ha una rilevanza particolarmente elevata, l’ufficio stampa può decidere di organizzare una conferenza stampa, cioè un incontro riservato a giornalisti e autori che operano sul web (blogger e influencer), in cui racconta la notizia e si rende disponibile a rispondere richieste di approfondimento da parte dei giornalisti.
In alternativa è possibile riservare la notizia ad un unico media, proponendo ad esempio un’intervista esclusiva.
Una volta realizzato il CS e confermato da tutte le revisioni interne, è necessario veicolarlo nel modo giusto.
Ed è qui che entra in gioco la vera risorsa degli uffici stampa: i contatti.
Le mailing list custodite gelosamente raccolgono nomi, mail, dettagli e numeri di telefono di tutti i principali referenti dei settori interessati.
Solitamente sono fitte pagine di Excel in cui vengono divisi per categorie: ad esempio giornalisti che lavorano nel settore food, fashion o lifestyle.
La notizie viene quindi inviata ai giornalisti di riferimento attraverso un provider come potrebbe essere Mailchimp o Brevo o attraverso la casella mail dell’agenzia.
Il servizio di rassegna stampa
Dopo aver inviato il CS è necessario che venga pubblicato tramite recall via mail, contatti Whatsapp o solleciti telefonici (soprattutto se si è in buoni rapporti e negli anni è stata sviluppata una rete).
Per monitorare l’esito dell’attività di relazioni con i media viene utilizzato un servizio di rassegna stampa che consente di rilevare tutti gli articoli – cartacei e online – o servizi radiofonici e televisivi che hanno ripreso la notizia dopo l’uscita di un comunicato stampa rilascio o dopo una conferenza stampa.
La rassegna stampa si occupa appunto di raccogliere tutte le notizie che riguardano il determinato brand, azienda o personaggio pubblico.
A livello operativo si crea un documento che inserisce tutte le news su base mensile, sia cartacee che online, con un estratto della notizia, data, logo della testata ed eventuale link.
Ma come si fa a monitorare tutte le notizie che escono?
Oltre ai Google Alert necessari da impostare, per agevolare questo tipo di mansioni ci si affida a tool a pagamento come ad esempio l’Eco della Stampa che permette di registrare una serie di parole chiave e un numero totale di pubblicazioni che verranno monitorate.
In parallelo, oltre alla comunicazione di eventi e notizie inerenti al brand, ad un ufficio stampa può essere richiesto anche il servizio di interviste su magazine di settore.
Ad esempio se si tratta di un brand di moda o di un personaggio pubblico come potrebbe essere uno chef, uno degli scopi dell’ufficio stampa è di far comparire il brand o il personaggio il più possibile su testate nazionali di portata importante.
Un ufficio stampa ben strutturato costruisce, allarga e mantiene i rapporti con i giornalisti di settore per potersi garantire la pubblicazione di uscite spalmate durante tutto l’anno.
Come scegliere un ufficio stampa
Assicurarti che il tuo addetto stampa conosca il suo lavoro non è difficile.
Ecco cinque semplici criteri per verificare se ci si trova di fronte ad un ufficio stampa efficiente:
- Chiedere di vedere esempi di articoli, relativi ad altri clienti dell’agenzia, pubblicati su giornali di rilevanza nazionale.
- Chiedere a chi scrive i comunicati stampa: molti uffici stampa chiedono direttamente ai propri clienti di scrivere i comunicati stampa e questo denota una totale mancanza di esperienza nella gestione delle relazioni con i media.
- Chiedere come vengono distribuiti i comunicati: diffidate da chi promette di inviare i vostri comunicati a migliaia di giornalisti: significa che non conoscono né i meccanismi di diffusione dei comunicati né i giornalisti – solitamente pochissimi – che potrebbero essere interessati tu e i tuoi prodotti o servizi.
- Chiedere se la copertura delle testate online, che hanno una grande rilevanza per far circolare il tuo brand su Google, sarà garantita attraverso un’attività di Digital PR.
- Fare confronti e non basarsi su costi di servizio molto inferiori alla media di mercato.
Per rafforzare il servizio di un ufficio stampa digitale, sono fondamentali le Digital PR, una strategia promozionale online utilizzata da professionisti e aziende di marketing.
